Jak wybrać dostawcę poczty elektronicznej?
Potrzeby zapewnienia sobie i swoim pracownikom profesjonalnej poczty, która raz: pozwoli na wielokanałową komunikację, a dwa wesprze organizację czasu i pracy, nie podważa już nikt. Co trzeba podważać – to wiarygodność obietnic doskonałego działania każdego pakietu pocztowego, zawsze i wszędzie.
Dlatego przed zakupami warto zastanowić się, co jest dla nas ważne i o co powinniśmy zapytać tzw. dostawcę rozwiązania, zaś naszą strefę nieufności podzielić możemy na dwa obszary: jak mi się będzie pracowało oraz jak nam się będzie pracowało. Oczywiście te zbiory charakteryzują się sporą częścią wspólną.
Pierwszym, nie do przecenienia, elementem decydującym o jakości prezentowanej nam poczty jest udostępniana przestrzeń dyskowa, czyli po prostu to, ile maili i jak „ciężkich” możemy mieć przechowywanych niejako pod ręką. Historia wiadomości jest niezwykle cenna, do dawniejszych komunikatów, umów, czy nadesłanych materiałów pracownik sięga bardzo często. Im mniejsza jest wielkość przestrzeni dyskowej poczty, tym częściej musimy usuwać wiadomości bądź przenosić je do zwykłych folderów archiwizowanych na komputerze, co obniża komfort pracy i dostępność potrzebnych nam elementów. Najbardziej odczuwalne efekty tego są w momencie, gdy jesteśmy w podróży, bądź zwyczajnie z dala od własnego komputera – i korzystamy gościnnie, z innych urządzeń. Te niezarchiwizowane maile wyświetlą nam się w oknie przeglądarki, zaś te z folderów są dla nas wówczas nieosiągalne.
Jak mi się będzie pracowało? – to często pytanie o możliwość synchronizacji pakietu pocztowego (a zatem również list zadań, kalendarza, kontaktów) z urządzeniami mobilnymi. Obecnie większość dostawców pozwala na ujednolicenie listy adresatów i numerów telefonów, przepływ notatek o zadaniach zarówno na smartfonie, jak i laptopie, etc., lecz nie zapominajmy dopytać, czy dzieje się to automatycznie, przez serwer? Czy też codziennie musimy zacząć poranek od kawy, umycia zębów i bądź to podłączenia kabli między naszymi narzędziami pracy bądź też uruchomienia przepływu danych przez bluetooth? Jeżeli chcemy mieć pewność, że spotkanie zaplanowane w kalendarzu na komputerze osobistym „samoczynnie” zostanie zapisane i zakomunikowane również przez nasz telefon, zadbajmy by wybrany przez nas pakiet pocztowy obsługiwał odpowiednie protokoły (typu ActiveSync, czy Blackberry Enterprise Server).
Konieczne do sprawdzenia jest bezpieczeństwo danych (tych gromadzonych i tych dotyczących mnie, jako użytkownika). Chodzi tu o osłony antywirusowe i antyspamowe. Im częściej kontaktujemy się za pośrednictwem maila, tym bardziej jesteśmy narażeni na ataki wirusowe, dlatego warto rozejrzeć się, czy wybierany system posiada rozbudowane (najlepiej „zmieszane”, od wielu producentów) filtry? Dobra osłona oznacza skanowanie każdej wiadomości na podstawie nieustannie aktualizowanej bazy wirusów. Być może SPAM nie zawsze wydaje nam się groźny, niemniej często zawierać może dane szkodliwe dla komputera, a przede wszystkim zabiera cenny czas pracownikowi, który wśród reklam zwodniczych loterii i zdjęć bikini próbuje odnaleźć komunikaty od swoich kontrahentów.
Kolejne pytanie do dostawcy: o niezawodność. Co się pod nią kryje? Poziom SLA, który nam mówi o tym, przez jaki czas (w procentach w skali roku) nasza poczta na pewno będzie działać. Dostęp do poczty na poziomie 99,9% oznacza dostęp przez cały czas. Natomiast zbyt niska (niższa niż te 99%) „wartość niezawodności” może przynieść w momencie gdy poczta to medium krytyczne, ogromne straty. Firmy nie mogą sobie pozwolić na koszty nieodebrania ważnych maili lub negatywnego wydźwięku i ciosu w wiarygodność, jaki pozostawia u naszych kontrahentów „zwrotka” z serwera.
Gdy już myślimy o wywieraniu wrażenia i budowaniu relacji – dopytujmy też o zaawansowany autoresponder, zwany też asystentem nieobecności, bądź wiadomością o nieobecności. Z jego pomocą wysyłana jest automatycznie treść do osób, które kontaktują się z nami w okresie, w którym nie korzystamy z poczty. Co ważne, zaawansowane systemy pozwalają na tym obszarze na zróżnicowanie treści w zależności od korespondenta – i tak np. wewnątrz organizacji można wysłać komunikat dostosowany językiem do relacji panujących w zespołach, zaś poza organizacją jego brzmienie może być już inne.
Jak mi się będzie pracowało? – to również kwestia tworzenia reguł dla wiadomości. Gdy nasza skrzynka ma nadaną przez nas strukturę folderową, z którą najwygodniej nam działać (podzielenie wiadomości ze względu na tematy, na rodzaj danych, na osoby kontaktowe) – w obrębie dobrych systemów pocztowych listy mogą segregować się podług tych folderów automatycznie. Co więcej, umieszczone w odpowiednim katalogu maile mogą zostać oflagowane (jako pilne, ważne, do przejrzenia w tym czy innym dniu/tygodniu). Stanem idealnym dla osób pracujących poprzez komunikację, zmuszonych do częstego zaglądania do skrzynki również z „obcych” komputerów– przez przeglądarkę internetową – jest możliwość dysponowania folderami nawet bez „własnego” outlooka, czyli online.
Drugi obszar nieufności, czyli współpraca wielu osób usprawniana systemem poczty biznesowej. Do najważniejszych funkcji, bez których nie ma większego sensu decydować się na pakiet, należą współdzielone kalendarze i zadania. Nie do przecenienia jest oszczędność czasu i nieraz nerwów na kwestiach doprecyzowania wspólnego terminu na spotkanie. Kalendarze udostępniane wedle preferencji czy to osobom z organizacji czy spoza niej pozwalają zorientować się w dostępności współpracowników. Część takich systemów samodzielnie przesyła w odpowiedzi na zaproszenie na spotkanie – informację o konflikcie w terminarzach (jest to tzw. asystent planowania spotkań).
Na podobnej zasadzie odbywać się może rezerwacja zasobów, typu sal konferencyjnych, rzutników, czy samochodów służbowych – zawsze aktualne informacje na serwerze o „zajętości” pozwalają na usprawnienie organizacji działań i spotkań. Co ciekawe, im bardziej zaawansowana poczta, tym więcej specyficznych typów kalendarzy daje do dyspozycji (z definiowaniem poziomów dostępu) – czy to w relacji prezes/asystentka, czy prezes/cała firma. Jeśli firma „żyje” spotkaniami – nie może się bez tego obejść.
Jak się nam pracuje obejmować powinno również funkcję list dystrybucyjnych, które przyspieszają komunikację grupową (nie musimy każdorazowo wpisywać członków zespołu X w pasek wysyłania, by wszyscy otrzymali naszą informację), unikamy tym samym przeoczeń pojedynczych osób, często nieprzyjemnych w skutkach. Co ciekawe przy obsłudze pocztowej bardzo dużych firm, gdzie zespoły liczą po kilkadziesiąt osób, zapisu do listy dystrybucyjnej odpowiedni pracownik może dokonać sam.
Istnieją skrzynki biznesowe przeznaczane też dla branż czy zespołów „podwyższonego ryzyka”, gdzie do dyspozycji osób decyzyjnych oddane są funkcje blokowania np. usunięcia wiadomości określonego typu przez pracowników (plik z umową nigdy nie może być wykasowany); możliwość wyszukiwania w skrzynkach organizacji newralgicznych wiadomości. Te rozbudowane opcje pozwalają zabezpieczać odpowiedzialne firmy przed zagubieniem ważnych danych czy zwykłymi błędami ludzkimi.
Podsumowując: w zależności od tego, jaką branżę reprezentujemy, w jak dużej firmie pracujemy – warto przy wyborze poczty kierować się powyższymi wskazówkami, zadawać jak najwięcej specyficznych pytań (gdyż dostawca rozwiązań IT dla biznesu to zawsze musi być też doradca) i… zachować zdrowy rozsądek.
