BPOS wspiera działalność charytatywną Caritas

„Usługi Microsoft Online Services ułatwiają i przyspieszają działania naszych placówek oraz poprawiają komunikację. Rolę profesjonalnej poczty elektronicznej pozwalającej na korzystanie ze wspólnej książki adresowej, kalendarzy i wspierającej obieg dokumentów trudno przecenić.” – ks. Jacek Dziel, dyrektor Caritas Archidiecezji Gnieźnieńskiej.

Narzędzia online pakietu Business Productivity Online Standard Suite ułatwiają dostęp do dokumentów niezbędnych w prowadzeniu akcji charytatywnych i wymianę informacji pomiędzy centralą i placówkami Caritas w Gnieźnie.

Pobierz Case Study Caritas BPOS

Potrzeby organizacji

Caritas Archidiecezji Gnieźnieńskiej to jedna z kilkudziesięciu jednostek kierowanych przez Caritas Polska. Podobnie jak cała organizacja, działający na terenie gnieźnieńskiej archidiecezji oddział koncentruje się na dzieciach i rodzinach. Pomoc realizowana jest za pośrednictwem Domu Dziecka, Domu Matki i Dziecka, Świetlicy Środowiskowej i Domu Aniołów Stróżów. Troską i wsparciem objęte są także osoby niepełnosprawne. Znajdują one pomocw Ośrodku Miłosiernego Samarytanina, na Warsztatach Terapii Zajęciowej oraz w Integracyjnym Centrum Aktywności. Przez Caritas podejmowane są również projekty związane z readaptacją osób skazanych i ochroną praw człowieka. „Nasza podstawowa działalność prowadzona jest w 9 placówkach. Najbardziej odległa od centrali w Gnieźnie jest świetlica środowiskowa w Chodzieży. Codziennie w godzinach popołudniowych zapewnia ona opiekę dla 30 dzieci. Otrzymują one dwa posiłki, opiekunowie pomagają w odrabianiu lekcji, prowadzą zajęcia dodatkowe. Świetlica organizuje też spotkania z rodzicami” – opowiada ksiądz Jacek Dziel, dyrektor Caritas Archidiecezji Gnieźnieńskiej.

Funkcjonowanie placówek zabezpieczane jest nie tylko od strony merytorycznej, ale także finansowej. Wszystkie działania koordynowane są w centrali w Gnieźnie. Kiedy przykładowo urząd miejski w Chodzieży ogłasza konkurs na prowadzenie świetlicy lub inny dodatkowy projekt (np. naukę jazdy konnej lub wypoczynek letni) konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku wraz z kompletem dokumentów m.in. kosztorysami oraz odpisami KRS Caritas, które co trzy miesiące muszą być aktualizowane. Przedstawiciele poszczególnych placówek samodzielnie przygotowują projekty od strony merytorycznej oraz wspólnie z księgowością w centrali – od strony finansowej. Ich rolą jest także uzyskiwanie w centrali podstawowych dokumentów. Część tych zadań może być wykonywana telefonicznie lub przy użyciu faksu. W przypadku innych niezbędna jest osobista wizyta w centrali.

Drugim kluczowym w procesie obiegu dokumentów w Caritas aspektem jest potrzeba, by osoby kierujące placówkami posiadały aktualne informacje o zmianach w regulacjach prawnych. Centrala musi dbać o to, żeby wszystkie dane trafiały do nich na bieżąco.

Rocznie centrala Caritas w Gnieźnie obsługuje około 50 wniosków składanych przez placówki na realizację projektów. Kiedy komplet materiałów jest gotowy, trafia do instytucji administracji publicznej organizującej konkurs. Tam odbywa się ocena wniosków. Czasem urzędnicy dzwonią do centrali Caritas dopytując o szczegóły kosztorysów lub aspektów merytorycznych. Dyrektor musi wówczas odnaleźć kopie złożonych materiałów i na ich podstawie udzielić wyjaśnień.

Caritas Archidiecezji Gnieźnieńskiej od dawna stara się wykorzystywać systemy elektroniczne. Nowoczesne technologie informatyczne podnoszą jakość komunikacji i usprawniają pracę wszystkich zaangażowanych w działanie osób. Organizacja potrzebuje systemów ułatwiających współdzielenie i dostęp do dokumentów a także wspomagających ich późniejszy obieg. Przydatne są mechanizmy do współdzielenia kalendarzy oraz wspomagające umawianie spotkań. Wykorzystywanie IT na większą skalę stanowiło – jak dotąd – duże wyzwanie dla organizacji charytatywnej, ze względu na konieczność posiadania i zarządzania własną infrastrukturą.

W Caritas, gdzie środków na pomoc ludziom nigdy dość, wygospodarowanie większego budżetu na informatykę było niemożliwe. Dlatego stosowane rozwiązania były niedoskonałe. „Ich użytkowanie ograniczało się praktycznie wyłącznie do centrali. Osoby w placówkach nie mogły z nich korzystać.” – tłumaczy ksiądz Jacek Dziel.

Kiedy firma Microsoft Polska wyszła z inicjatywą i zaproponowała bezpłatne udostępnienie pakietu Business Producitvity Online Standard Suite (BPOS), dyrektor Caritas w Gnieźnie nie zwlekał z decyzją. Teraz już od ponad miesiąca kierowana przez niego jednostka korzysta z usług Microsoft Online Services, które wspomagają komunikację i ułatwiają dostęp do aktualnych wersji dokumentów wykorzystywanych w codziennych działaniach. Projekt zrealizowała firma eBusiness.pl z Torunia, pierwszy w Europie partner Microsoft Cloud Accelerate. Zdobyła ona także tytuł Partner Roku w kategorii Cloud Computing w dorocznym konkursie Microsoft dla uczestników programu partnerskiego.

Rozwiązanie

Cechą charakterystyczną dla Caritas w Gnieźnie jest dążenie do profesjonalizacji działalności w wymiarze tak całej organizacji, jak i funkcjonowania poszczególnych placówek oraz pionierskie projekty technologiczne. W roku 2006, jako pierwszy oddział Caritas w Polsce, uzyskał certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000. Teraz zdecydowano się na zastosowanie nowoczesnego rozwiązania informatycznego, które podniesie sprawność organizacji i ułatwi jej członkom działalność dobroczynną.

W skład BPOS wchodzą narzędzia Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online oraz Office Live Meeting. Są one udostępniane przez Microsoft jako usługi. Nie wymagają wdrożenia, utrzymywania infrastruktury sprzętowej ani zarządzania czy zabezpieczania. Użytkownicy korzystają z funkcji pakietu za pośrednictwem Internetu.

Udostępnienie narzędzi Microsoft pozwoliło rozwiązać dwa najważniejsze problemy Caritas Archidiecezji Gnieźnieńskiej. „Przede wszystkim, przy wykorzystaniu usługi SharePoint Online, możliwe stało się zbudowanie intranetu, przestrzeni, w której członkowie organizacji mogą bezpiecznie współdzielić najważniejsze dokumenty” – mówi Michał Mierzejewski, product manager w eBusiness.pl , który był odpowiedzialny za projekt. W intranecie znajdują się zeskanowane wersje wszystkich dokumentów niezbędnych za każdym razem, kiedy składany jest wniosek związany z realizacją projektu. W momencie, gdy np. jedna z placówek potrzebuje aktualnego odpisu z KRS, loguje się do systemu i drukuje go na dostępnym urządzeniu.

„Caritas jest zarządzana centralnie. Wszystkie projekty są koordynowane i rozliczane w centrali. Tam podpisywane są umowy i tam odbywa się zarządzanie nimi. Obecnie jednostka prowadząca projekt nie musi za każdym razem prosić o dokumenty. Wszystko co potrzebne – zapisy umów, sprawozdania, kosztorysy, ma pod ręką”. – tłumaczy ksiądz Jacek Dziel.

Caritas w Gnieźnie zależało także na profesjonalnym systemie pocztowym oraz możliwości wykorzystania współdzielonych kalendarzy. „W tym przypadku z pomocą przyszedł Exchange Online. Członkowie organizacji mają dostęp do poczty elektronicznej z praktycznie dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia, które posiada łączność z Internetem. Mają także możliwość udostępniania innym swoich kalendarzy, co znacznie ułatwia planowanie spotkań” – mówi Michał Mierzejewski.

Kalendarze pozwalają także na szybsze i łatwiejsze komunikowanie różnych informacji np. o spotkaniach opłatkowych, rozpoczęciu realizacji projektu czy wizycie biskupa. Dzięki temu wszyscy członkowie, nawet z najbardziej oddalonych placówek, na bieżąco wiedzą co dzieje się w Caritas w skali całej archidiecezji.

Ponadto Caritas w Gnieźnie może organizować wirtualne konferencje z użyciem narzędzi Live Meeting. „Od czasu do czasu kierownicy placówek spotykają się, żeby przedyskutować najważniejsze sprawy. Zorganizowanie takiego zdarzenia nie jest proste, ze względu na różność obowiązków i brak dostępu do kalendarzy poszczególnych osób. Teraz łatwiej zaplanować spotkanie z udziałem wszystkich kierowników, a jeszcze łatwiej zorganizować telekonferencję, która eliminuje straty czasu związane z koniecznością podróżowania do centrali” – mówi ksiądz Jacek Dziel.

Caritas należy do tego rodzaju organizacji, od których trudno oczekiwać kompetencji w przedsięwzięciach informatycznych. Dlatego w procesie tym bardzo ważna była rola partnera prowadzącego projekt. Firma eBusiness.pl przeprowadziła analizę przedwdrożeniową, ustaliła jakie są możliwości rozwiązania podstawowych problemów i szanse powodzenia projektu. Specjaliści z eBusiness.pl zadbali o to, by pracownicy Caritas czuli wsparcie. Odpowiadali nie tylko za zaplanowanie wdrożenia i samą jego realizację, ale także za support oraz przeszkolenie klienta w zakresie użytkowania systemu.

„BPOS jest rozwiązaniem dość prostym w użyciu, ale nawet w takim wypadku klient nie jest pozostawiony sam sobie. Dlatego w każdym projekcie pełnimy rolę doradcy, a dopiero na drugim miejscu wdrożeniowca.” – mówi Rafał Warmbier, prezes zarządu eBusiness.pl.

Korzyści

Caritas korzysta z narzędzi BPOS bardzo krótko i na razie nie wykorzystuje wszystkich dostępnych funkcji. „Potrzebujemy jeszcze trochę czasu, żeby zacząć używać wszystkich zaawansowanych możliwości pakietu. Dążymy do tego, gdyż pozwoli to nam działać jeszcze bardziej sprawnie i efektywnie” – mówi ksiądz Jacek Dziel.

Pewne jest, że wspólna przestrzeń na dokumenty zbudowana dzięki SharePoint Online stanowi dla efektywności funkcjonowania organizacji prawdziwą rewolucję. Udostępnienie dokumentów w intranecie znacznie przyspieszyło prowadzone działania. Osoby pracujące w sekretariacie nie muszą poświęcać czasu na kserowanie dokumentów, wysyłanie ich faksem lub przekazywanie osobiste. Intranet ułatwia też komunikację z placówkami. Nie trzeba przy każdej wprowadzonej w dokumentach zmianie powiadamiać wszystkich zainteresowanych w rozproszonej organizacji. Obecnie wystarcza dodać aktualną wersję dokumentu i w tym samym momencie staje się ona obowiązująca dla całej Caritas w Gnieźnie. Kiedy zaś Caritas uczestniczy w konkursie na realizację jakiegoś projektu, dzięki intranetowi dyrektor ma błyskawiczny dostęp do wszystkich dokumentów. Ponadto, kierownictwo centrali jest odpowiedzialne za monitorowanie zmian prawnych związanych z prowadzoną działalnością. Przestrzeń do współdzielenia dokumentów ułatwia dystrybucję nowych aktów prawnych lub innych informacji związanych z wprowadzanymi zmianami. „To nie tylko ułatwienie, ale także oszczędność papieru” – mówi ksiądz Jacek Dziel.

Natomiast dostęp do poczty ułatwia funkcjonowanie organizacji i zarządzanie placówkami. „Trudno przeceniać rolę profesjonalnej poczty elektronicznej. To podstawowe narzędzie w każdego typu działalności. Korzystanie z usługi, bez konieczności utrzymywania zaplecza materialnego, bez troski o aktualizowanie oprogramowania, daje ogromny komfort” – tłumaczy ksiądz Jacek Dziel.

Rozwiązanie stwarza możliwość ograniczenia kosztów działania całego Caritas. Dotyczy to zwłaszcza funkcji związanych z obsługą telekonferencji. Wprawdzie w skali Archidiecezji Gnieźnieńskiej nie jest to aż tak duży problem, ale w skali kraju oszczędności, a przy tym wzrost efektywności działania całej organizacji mógłby być znaczący. „Projekt ma charakter pilotażowy. Jeśli rozwiązanie się sprawdzi u nas, być może na jego zastosowanie zdecydują się również pozostałe jednostki Caritas. Łatwa i szybka komunikacja, zwłaszcza przy użyciu narzędzi LiveMeeting, pozwoliłaby na lepsze wykorzystywanie dostępnych środków i szybsze podejmowanie decyzji, pomimo rozproszenia na terenie kraju. Krótko mówiąc moglibyśmy zrobić więcej dobrego” – podsumowuje ksiądz Jacek Dziel.