To nie rozmiar ma znaczenie.

„Pakiet BPOS nadał mojej kancelarii wymiaru nowoczesności i doskonałej organizacji pracy. Profesjonalna obsługa klienta zapewniona była dotąd dzięki mojemu zespołowi prawników. Teraz zyskała dodatkowo dzięki narzędziom komunikacji i przepływu dokumentów. Zaproponowano mi nową, ulepszoną wersję pakietu, do którego już się przekonałam. Z podjęciem decyzji o migracji na Office 365 nie wahałam się ani chwili.”

Magdalena Myrcha, radca prawny prowadzący Kancelarię Prawną Causa

Office 365 w kancelarii prawnej Causa umożliwia tworzenie witryn prowadzonych spraw, z określaniem dostępu do nich dla poszczególnych członków zespołu. Pracujący na dokumentach prawnicy poznają nowe możliwości edycji danych, umów, notatek ze spotkań oraz natychmiastowego dzielenia się efektami pracy. Współpracują szybciej, dokładniej, zarządzają spotkaniami nawet wtedy, gdy każdy jest… u innego klienta.

Potrzeby biznesowe

Kancelaria Prawna Causa świadczy swoje usługi od roku 2004. Specjalizuje się w doradztwie i pomocy prawnej w zakresie czynności gospodarczych, obejmujących wszystkie przejawy działalności przedsiębiorstw. Niewielki zespół pracowników w jednym miejscu gromadzi niezwykle rozległą wiedzę, co wynika z opieki nad klientami różnych branż. Należą do nich firmy handlujące nieruchomościami, zajmujące się deweloperstwem, transportem, usługami budowlanymi. Causa prowadzi też sprawy spółek obracających instrumentami finansowymi, wyspecjalizowanych w telekomunikacji czy wreszcie usługach sektora IT.

Specyfika pracy radcy prawnego polega między innymi na nieustannych spotkaniach. Pracownicy eleganckiego biura w kamienicy bardzo często przebywają u klientów i tym samym zespół Causa w dużej mierze przypomina organizację o rozproszonej strukturze. Tymczasem wymiana informacji, konsultacje, porządkowanie dokumentów oraz umawianie kolejnych spotkań z założenia powinny odbywać się na bieżąco.

- Musieliśmy wręcz wymykać się na korytarz, by telefonicznie skonsultować pilne tematy, umówić się na spotkanie. Takie niezręczności mnie raziły, gdyż przeczą mojemu pojmowaniu profesjonalizmu. Natomiast popołudniami spotykaliśmy się w biurze, by dopracować dokumenty, uzgodnić finalne wersje, po czym zgrać je na pendrivy i zanieść do domu. Tam bowiem dla prawnika odbywa się druga połowa pracy. – opowiada Magdalena Myrcha, radca prowadzący Kancelarię Causa.

Mnogość i różnorodność tematyczna prowadzonych projektów niosła ze sobą oczywiste ryzyko spadku wydajności pracy zespołu. W firmie, gdzie operuje się nieustannie na dokumentach, analizuje, przetwarza i wytwarza ogromną ilość danych i słów, a równocześnie podejmuje każdego nowego tematu praca trwać musi niejednokrotnie całą dobę. Zauważono palącą potrzebę uporządkowania przepływu dokumentów tak, by część ciężaru dbania o ich aktualność i bezpieczeństwo można było zdjąć z barków samych radców. Również bieżący kontakt między prawnikami pozostawiał sporo do życzenia.

„Oczywiście wiedziałam, że korporacje korzystają z narzędzi IT usprawniających procesy biznesowe, posiadają intranet, komunikatory i rozbudowane systemy pocztowe. Jednak nie były to inwestycje ani opłacalne ani w ogóle dostępne dla małych firm. A przecież właśnie w takich korzyści mogłyby być nawet większe.” – mówi Magdalena Myrcha.

Specjalizujące się w doradztwie dla branży IT, a równocześnie otwarte na innowacyjność kierownictwo kancelarii Causa z zainteresowaniem śledziło rozwój trendu usług w chmurze. Kiedy więc pojawiły się na polskim rynku możliwości niesione przez produkty Microsoft, właśnie nieduża kancelaria prawna Causa stała się jedną z pierwszych firm, która wdrożyła pakiet komunikacji i współpracy Business Productivity Online Suite.

Rozwiązanie

Wdrożeniem pakietu usług hostowanych przez Microsoft zajęła się firma eBusiness.pl – córka JADE, będącej Partnerem Roku Microsoft w kategorii Cloud Computing.

Po dokonaniu analizy i oceny specyfiki pracy w kancelarii partner wdrożenia za najpilniejsze uznał wprowadzenie profesjonalnej poczty Exchange Online. Umożliwia ona bowiem pełen dostęp do kontaktów i archiwum maili z dowolnego urządzenia, pod warunkiem jego połączenia z Internetem. Do czołowych funkcjonalności należy też współdzielenie kalendarzy oraz możliwość planowania działań i spotkań. Następnie wprowadzono pozostałe narzędzia: Sharepoint Online oraz Office Comunications Online, które od ręki wyeliminowały ryzykowne przenoszenie dokumentów między urządzeniami, brak komfortu pracy na różnych komputerach w biurze, w domu, czy na swoim laptopie u klienta. Zniknął też problem krępujących telefonów odbieranych i wykonywanych podczas spotkań. Korzyści dla pracy zespołu dały się zauważyć praktycznie z dnia na dzień, zaś po upływie kilku miesięcy na polskim rynku udostępniona została wersja Beta ulepszonego pakietu, tj. Office 365.

„Jestem świadom roli szybkości wymiany informacji oraz ilości ważnych dokumentów powstających w toku codziennych działań naszego klienta. Dlatego byłem pewien, że rozbudowane możliwości Office 365 jeszcze lepiej odpowiedzą na potrzeby Causy. – opowiada Michał Mierzejewski, sales manager eBusiness.pl. – Do najważniejszych z punktu widzenia kancelarii ulepszeń narzędzi komunikacji należą: wygodny intranet z możliwością zarządzania dostępem do treści oraz rozbudowany panel kontrolny w archiwum poczty, zapewniający pełną zgodność sposobu przechowywania danych z przepisami na ten temat. Ta funkcjonalność dla wszystkich klientów jest cenna, lecz dla prawnika jest funkcjonalnością kluczową.”

Organizacji liczącej cztery osoby i świadczącej usługi prawne zaproponowano taryfę P1 (Office 365 dla SMB, do 50 użytkowników), stworzoną z myślą o małych firmach, pracujących dynamicznie, zarówno w obrębie zespołu jak i z klientami, operujących dokumentacją oraz danymi.

W tym pakiecie zawiera się profesjonalna poczta Exchange Online, doskonale zabezpieczona przed wirusami i spamem, zsynchronizowana z urządzeniami mobilnymi; narzędzie Sharepoint Online, pozwalające na utworzenie intranetu, prostej witryny extranetowej, publikację bazy Access a także zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów. Office 365 obejmuje również narzędzie o nazwie Lync Online, które pozwala na spotkania online – przepływ dźwięku, obrazu oraz udostępnianie ekranu uczestnikom. Całkowitą nowością jest element Microsoft Office Web Apps, zestaw biurowych narzędzi (a zatem Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher i inne) udostępniany z poziomu przeglądarki internetowej, bez konieczności osobnego zakupu licencji, możliwy do zainstalowania aż na pięciu stanowiskach.

Płatność dokonywana jest w cyklu miesięcznym, z możliwością rezygnacji z umowy w dowolnym momencie. Pakiet w taryfie P1 jest o 30% tańszy niż wcześniej zakup 5 stanowisk w BPOS. W razie potrzeby zwiększenia liczby pracowników, możliwa jest migracja do innego planu taryfowego – przy jednorazowej pomocy partnera wdrożeniowego.

Korzyści

Kancelaria Causa utwierdziła się w przekonaniu, że dobre narzędzia IT usprawniają działania, dają komfort bezbłędności i szybkości pracy, a przy tym są dostosowane do potrzeb niedużych przedsiębiorstw.

Pierwszą korzyścią było zautomatyzowanie nanoszenia poprawek na dokumentach, bez konieczności przesyłania między sobą „ostatecznej” wersji. Office 365 umożliwił jednoczesną pracę na plikach – ponieważ aplikacje dostępne są poprzez przeglądarkę internetową. Osoba edytująca dokument ma ciągły podgląd na to, kto w danej chwili go przegląda, bądź również poprawia. Z widoku edycji dokumentu można też natychmiast kliknąć w ikonę kontaktu owej osoby i porozumieć się bądź poprzez wymianę wiadomości błyskawicznych, bądź poprzez audio, wreszcie poprzez video.

„Będąc w różnych miejscach pracujemy zespołowo. Jest to dla radcy prawnego niekwestionowana korzyść. Często podczas videokonferencji ze swoim zespołem udostępniam im swój pulpit. Zaznaczam kolorami na szybko obszary dokumentu, o którym dyskutujemy i mam pewność, że dobrze się zrozumieliśmy.” – opowiada Magdalena Myrcha.

W kancelarii z dużym entuzjazmem spotkał się dostęp dla każdego pracownika do wszystkich aplikacji biurowych, możliwych do zainstalowania na kilku urządzeniach. Wcześniej nie każdy miał najnowsze wersje Office czy to w domu, czy na laptopie. Obecnie w podróży służbowej można poprawiać prezentacje, uzupełniać opisy i raporty, po czym… natychmiast udostępnić je reszcie zespołu.

Rozpoczęto też eksplorowanie możliwości tworzenia witryny grupy. Dla spraw, które wymagają konsultacji bądź bieżącego wglądu kilku osób, postawione zostaną proste strony. Za ich pośrednictwem prawnicy będą mogli udzielać sobie cennych informacji – wklejać linki do wiadomości o planowanych zmianach w konkretnych przepisach, zawieszać szablony i wzory do umów, planów i innych wielokrotnie tworzonych dokumentów, umieszczać skany istotnych dla tematu artykułów. Jeden punkt dostępu do nich pozwala odzyskać czas dotąd wykorzystywany na odpowiednie budowanie osobistej bazy wiedzy na dysku oraz potem wyszukiwanie w niej stosownych dokumentów i przekazywanie ich dalej.

„Korzystamy z Office 365 bardzo krótko. Jednak już dziś mogę powiedzieć, że wybranie go było dobrym pomysłem. To prawdziwa przyjemność być odbieranym jako profesjonalista o doskonałej organizacji pracy – gdyż stosowane przez nas narzędzia imponują klientom i utwierdzają ich w przekonaniu, że są w dobrych rękach.” – mówi z uśmiechem Magdalena Myrcha.

Pakiet Office 365 wpisał się również w czynione przez kancelarię inwestycje w profesjonalne urządzenia mobilne dla pracowników.

Klient: Kancelaria Causa

Wielkość firmy: 4 pracowników

Kraj: Polska

Profil klienta: Kompleksowe doradztwo prawne w zakresie czynności gospodarczych obejmujące wszelkie przejawy działalności przedsiębiorstw z branż: obrót nieruchomościami, deweloperstwo, obrót instrumentami finansowymi, transport, usługi budowlane, handel, telekomunikacja, usługi sektora IT.

Potrzeby biznesowe: Elastyczny system komunikacji i współpracy usprawniający przepływ dokumentów oraz komunikację zespołu pracującego w rozproszeniu. Minimalizowanie kosztów przy zachowaniu innowacyjności w działaniach.

Korzyści:

• Niskie koszty wejścia w zaawansowane technologie
• Bezproblemowa migracja z poprzednio wykorzystywanego pakietu BPOS
• Usprawnienie przepływu pracy wewnątrz firmy
• Udoskonalenie przepływu informacji między członkami zespołu
• Ulepszenie organizacji pracy (w szczególności organizacji spotkań)
• Bezpieczna, niezawodna i łatwa w obsłudze platforma hostowana przez Microsoft

Partner wdrożenia: eBusiness.pl