Microsoft Online Services wspiera działalność szkoły językowej
- Każdy słuchacz w naszej szkole językowej korzysta z indywidualnego konta, ma dostęp do platformy e-learningowej w zakresie zdefiniowanym dla grupy zajęciowej, w której uczestniczy. Materiały edukacyjne i multimedialne umieszczamy w jednym miejscu, z którego też zarządzamy organizacją zajęć. Działamy szybko i nowocześnie przełamując tradycyjne podejście do nauczania, a wprowadzenie narzędzia Sharepoint Online, na którym się opieramy, nie wymagało żadnych początkowych inwestycji. Płacimy za korzystanie z niego tak, jak za usługę, w układzie miesięcznym. – mówi Tomasz Stankiewicz z toruńskiej Szkoły Języków Obcych Academia Iberica.
Pakiet Business Productivity Online Standard Suite zapewnił sprawne zarządzanie przepływem informacji oraz integrację studentów szkoły językowej.
Problem biznesowy
Academia Iberica jest jedyną szkołą językową w Toruniu specjalizującą się w nauczaniu języków romańskich takich jak hiszpański, portugalski czy włoski. Postawiła sobie zadanie przekazania studentom narzędzi i umiejętności pozwalających na swobodne wyrażanie się w realnych sytuacjach – odchodząc od „książkowego” stylu nauczania. Podczas zajęć realizowana jest zasada, w myśl której znajomość reguł gramatycznych ma tylko wtedy sens, gdy osoba mówiąca jest w stanie zastosować je podczas rozmowy.
Uczniowie szkoły językowej to przede wszystkim osoby pracujące. Z tego powodu często dochodziło do opuszczania zajęć, jako, że nauka języka w obliczu obowiązków zawodowych często schodziła na dalszy plan. Zdarzały się również i zwykłe powody nieobecności jak choroba lub wyjazd. Niestety, mimo chęci, studenci mieli duże problemy z nadrobieniem materiału.
- Każdy uczeń po powrocie otrzymywał na kartkach opis materiału, jaki został zrealizowany podczas jego nieobecności oraz zadania. Słuchacze musieli sami opanować całość i to w bardzo krótkim czasie. Nie ukrywam, że wpływało to na większość bardzo demotywująco – opowiada Tomasz Stankiewicz ze Szkoły Języków Obcych Academia Iberica.
Ten problem był jednym z bodźców, by zainwestować w tablice interaktywne. Informacje przekazywane podczas lekcji, a prezentowane przy jej pomocy, można było skopiować na USB i odczytać ponownie w domu. W ten sposób studenci mogli samodzielnie powtarzać materiał i odpowiednio przygotować się do kolejnych zajęć. Niestety nie rozwiązało to problemu przekazywania materiałów uczniom nieobecnym podczas zajęć. Wysyłanie do nich maili, z indywidualnie dobranymi materiałami, byłoby bardzo niewygodne i przysporzyłoby pracownikom szkoły dodatkowej pracy. Równolegle rozwiązania wymagał problem z informowaniem uczniów o ewentualnych nagłych zmianach w planie lub odwołanych zajęciach.
- Do tej pory byliśmy zmuszeni dzwonić do każdej osoby i informować o każdej zmianie. Często skuteczność takiego sposobu komunikowania pozostawiała wiele do życzenia. Zdarzało się, że niektórzy uczniowie przychodzili na odwołane zajęcia lub nie wiedzieli o zmianie godziny rozpoczęcia lekcji – mówi Tomasz Stankiewicz.
Starając się wyjść naprzeciw oczekiwaniom słuchaczy, zwiększyć efektywność działań, szkoła szukała rozwiązania umożliwiającego naukę poprzez e-learning, gwarantującego sprawne zarządzanie przepływem informacji i komunikacją oraz pozwalającego na integrowanie studentów.
Rozwiązanie
Od listopada 2010 r. szkoła korzysta z pakietu Business Productivity Online Standard Suite dla kursów prowadzonych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Nowe usługi zostały wdrożone przez toruńską firmę eBusiness.pl, partnera Microsoft.
- Pakiet BPOS to dobre rozwiązanie dla podmiotów dbających o sprawną komunikację. Jego zalety to przede wszystkim elastyczność, brak bariery wejścia i wysokiej początkowej inwestycji, krótki czas wdrożenia i znajomość interface’u przez użytkowników. Funkcjonalności zawarte w BPOS są znane od lat w korporacjach, lecz były one najczęściej nieosiągalne dla niewielkich firm, czy właśnie szkół – wyjaśnia Michał Mierzejewski z firmy eBusiness.pl.
W skład BPOS wchodzą takie narzędzia jak Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online oraz Office Live Meeting. Są one udostępniane przez Microsoft jako usługi, a więc nie wymagają utrzymywania infrastruktury sprzętowej ani zarządzania czy zabezpieczania. Użytkownicy korzystają z ich funkcji za pośrednictwem Internetu i ponoszą opłaty za ich użytkowanie w cyklu miesięcznym.
- Korzystamy m.in. z usługi SharePoint Online, która sprawdza się jako platforma e-learningowa, a więc zapewnia uczestnikom naszych kursów zdalny dostęp do materiałów do nauki, jak również umożliwia komunikację ze słuchaczami szkoły – mówi Tomasz Stankiewicz.
Środowisko SharePoint Online jest wykorzystywane nie tylko do zamieszczania materiałów, ale również jest to informator o wszelkich wydarzeniach w szkole, zmianach w harmonogramie, środek do zbierania opinii o szkole oraz prowadzenia dyskusji ze słuchaczami. Dzięki zastosowaniu usługi każdy ze studentów otrzymał indywidualne konto i ma dostęp do platformy w zakresie zdefiniowanym dla grupy zajęciowej, w której uczestniczy.
- Niewątpliwą zaletą SharePoint Online dla małych przedsiębiorstw jest brak konieczności początkowych inwestycji, czyli zakupu sprzętu i oprogramowania. Płacimy za korzystanie z pakietu tak, jak za usługę, w układzie miesięcznym – mówi Tomasz Stankiewicz.
Poza tym dostęp do wszystkich wiadomości, kontaktów, zadań i kalendarzy studenci i pracownicy szkoły mogą uzyskać z dowolnego miejsca przy wykorzystaniu dowolnego urządzenia – komputera stacjonarnego, przenośnego czy telefonu. Użytkownicy mogą przy tym korzystać z aplikacji Microsoft Outlook lub przy użyciu przeglądarki internetowej.
Z kolei administrowanie usługami nie wymaga wiedzy technicznej, szkoła nie musi tworzyć działu IT by pozostawać na bieżąco z najnowszymi trendami wśród przedsiębiorstw. Duża część zadań odbywa się automatycznie dzięki synchronizacji z Active Directory i dostarczonym przez Microsoft narzędziom migracji.
- Korzystanie z usług odbywa się w sposób intuicyjny, więc po szkoleniach zapewnionych przez eBusiness.pl, nie ma potrzeby przeprowadzania dodatkowych dla kolejnych użytkowników – przekonuje Tomasz Stankiewicz.
Korzyści
Zastosowanie pakietu Business Productivity Online Standard Suite znacznie usprawniło funkcjonowanie szkoły. Pracownicy w szczególności korzystają z usługi SharePoint Online, która zapewniła możliwość zamieszczania odpowiednich materiałów dla wszystkich grup zajęciowych.
- Nasi wykładowcy podkreślają, że dzięki nowym rozwiązaniom nauka może odbywać się w sposób bardziej systematyczny. Sprawniej przebiega przekazywanie i wykonywanie dodatkowych ćwiczeń z języka. Bieżący dostęp do źródeł naukowych pomaga chętnym szybciej i skuteczniej przygotowywać się do kolejnych zajęć – przekonuje Tomasz Stankiewicz.
SharePoint Online pozwala na sprawne zarządzanie procesem komunikacyjnym w szkole. O dowolnej zmianie studenci informowani są błyskawicznie. Czynności mocno obciążające pracownika sekretariatu zajmują obecnie do kilku minut, zaś komunikaty dedykowane do konkretnych grup zajęciowych zawsze trafiają bezbłędnie, z oszczędnością czasu i kosztów połączeń. Ponadto uczniowie nie są niepotrzebnie informowani o tym co dzieje się w grupach, do których nie przynależą.
- Jesteśmy bardzo zadowoleni z pomysłu wprowadzenia takiej platformy i z jego doskonałej realizacji. Prosty przykład: podczas zmian w grafiku zajęć zawsze kilku studentów było niedoinformowanych i w ostateczności musieli czekać na kolejne zajęcia lub wracali do domu. Od chwili korzystania z usługi SharePoint Online takiej sytuacji jeszcze nie mieliśmy – mówi Tomasz Stankiewicz.
Pakiet BPOS ze wszystkimi korzyściami, jakie wpisują się w wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa, więc również szkoły, to usługa hostowana przez firmę Microsoft. Dzięki temu jest w pełni bezpieczna i niezawodna. Spełniła oczekiwania właścicieli szkoły, będąc przy tym produktem gwarantującym bardzo niskie koszty IT.
