Motor kreatywności i praca biurowa

Motor kreatywności i praca biurowa. Pakiet BPOS wspomaga działania zespołów odpowiedzialnych za niecodzienne kampanie marketingowe.

„Moment wprowadzenia nowych produktów przy równoczesnym zwielokrotnieniu liczby osób zatrudnionych w firmie jest momentem wysiłku organizacyjnego i finansowego. Zmiany w ClickAd to etap strategii nastawionej na maksymalizowanie satysfakcji klientów i zostanie liderem innowacyjności w branży performance marketing. Szybkie decyzje o szybkim rozwoju musiały połączyć się z wyborem modelu komunikacji firmy „w chmurze” – zarówno na płaszczyźnie telefonii jak i narzędzi informatycznych. Dzięki temu unikamy wielkich inwestycji w infrastrukturę i możemy koncentrować się całkowicie na działalności operacyjnej.” Maciej Teliszewski, Prezes Zarządu ClickAd Sp. z o.o.

Firma ClickAd, w ramach przyjętej taktyki korzystania z narzędzi komunikacji opartych na chmurze, wykorzystuje rozwiązanie Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS). Jako lider innowacyjności w branży performance marketing skutecznie czerpie z technologii wspierających przyjętą strategię rozwoju oraz optymalizujących metodykę realizowanych działań. Wkrótce rozpocznie wdrożenie nowszej i bogatszej wersji pakietu – Office 365.

Model cloud computing (chmury) jest realną alternatywą dla kosztownych inwestycji związanych z zakupem rozwiązań IT. Do efektywnej pracy za pomocą narzędzi oferowanych z chmury wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do Internetu.

Potrzeby biznesowe

Firma ClickAd funkcjonuje na rynku od 11 lat. Przez ten czas stworzyła własny, unikalny sposób prowadzenia kampanii marketingowych, w którym wykorzystuje twórczo technologie Internetowe. ClickAd posiada najwyższą specjalizację na rynku w zakresie performance marketingu oraz planowania i zakupu mediów, jak również marketingu wyszukiwania (SEM) oraz obsługi kreatywnej klienta (optymalizacja serwisów i działań, tworzenie innowacyjnych metod docierania do grup docelowych dla swoich klientów), czy też kreowania wizerunku klienta poprzez marketing wirusowy.

Swoimi usługami marketingu 360° ClickAd objął grono klientów z całego kraju, przy czym grono to zwiększało się, aż w roku 2010 ze względu na znaczny skok ilościowy portfolio grupy, koniecznym stało się bardzo szybkie zwiększenie zatrudnienia. W tym samym roku firma zmodyfikowała sposób zarządzania projektami oraz wprowadziła szereg dodatkowych produktów – ze szczególnym akcentem na usługi działu obsługi klienta.

Firma ClickAd postawiła na podejście projektowe do klienta. Dla każdej obsługiwanej firmy osobno powstaje specjalnie dobrany zespół, w skład którego wchodzą członkowie dobrani w zależności od potrzeb klienta i stosowanych w danej akcji narzędzi: ekspert od komunikacji w internecie (planowanie, performance, social), account, specjalista SEM, programista, grafik, etc.

„Na czas kampanii grupa koncepcyjna zbiera się razem w wydzielonej części biura, mamy więc ruchome stanowiska pracy. Zakładaliśmy potrzebę zatrudnienia dodatkowych 20 osób na przestrzeni kilku miesięcy drugiej połowy 2010 roku. W rzeczywistości zatrudniliśmy aż 40 pracowników i wciąż poszukujemy nowych.” – opowiada o zmianach Maciej Teliszewski, Prezes Zarządu ClickAd Sp. z o.o.

Innym kluczowym filarem dla działania firmy – oprócz podejścia zespołowego – jest pełne zorientowanie na klienta. Realizacja takiej strategii wymaga doskonałej komunikacji – zarówno z otoczeniem zewnętrznym, klientami, podwykonawcami, jak i w obrębie biura.

Każdy projekt to zestaw zadań przypisanych do poszczególnych osób. W toku ich skutecznej realizacji ma miejsce znaczna ilość interakcji. Do nich dochodzi intensywna współpraca z klientami, którzy niejednokrotnie pytają o wspólne e-biuro dla realizacji. Dotychczas pracownicy mieli do dyspozycji własne komputery oraz pocztę. Wymiana informacji odbywała się zatem face-to-face, telefonicznie i przez email. Prośby o przesyłanie między uczestnikami projektu aktualnej wersji tworzonych materiałów i dokumentów były codzienną praktyką.

Typowym dla zwiększających swe szeregi organizacji problemem stało się umawianie i planowanie spotkań – zdarzały się utrudnienia związane chociażby z poszukiwaniem osób po firmie. Rezerwacja pomieszczeń wymagała kolejnych uzgodnień, tym samym ilość energii i czasu zużywana na działania administracyjne była za duża. Dotychczas firma ClickAd wykorzystywała oprogramowanie Outlook na komputerach, lecz Zarząd pragnął dokonać zmian, które ewolucyjnie ulepszyłyby pracę, nie wywierając diametralnego wpływu na przyzwyczajenia pracowników związane z posługiwaniem się klientem poczty.

„Potrzebowaliśmy narzędzi, dzięki którym prace koncepcyjne otrzymałyby swoją strukturę i dzięki którym ich efekty zebrane byłyby zawsze w jednym miejscu. Specjaliści marketingu interaktywnego muszą mieć nieustanny dostęp do najświeższych danych i wersji powstających materiałów przepływających między zespołami. Oczywiście narzędzia współpracy są dostępne dla korporacji, które uruchamiają własne serwerownie, zakupują licencje. W ClickAd na tym etapie taka inwestycja byłaby nierealna i nieopłacalna.” – tłumaczy Maciej Teliszewski.

Rozwiązanie

Strategicznie zdecydowano się na wdrożenie platform obsługujących komunikację i współpracę (BPOS) oraz komunikację telefoniczną (Globe Office), dostępnych w modelu hostowanym tzn. w chmurze.

W celu przeprowadzenia wdrożenia nowych narzędzi informatycznych ClickAd zaprosił firmę eBusiness.pl, córkę JADE będącej specjalistą i Partnerem Roku Microsoft w kategorii cloud computing.

Wybrane rozwiązanie Microsoft Business Productivity Online Standard Suite służy do komunikacji i współpracy. W pakiecie znajduje się Exchange Online z takimi funkcjami jak poczta, współdzielone kalendarze, przypisywanie i śledzenie statusu wykonania zadań, importowane kontakty. Ponadto pakiet zawiera SharePoint Online, czyli wirtualny obszar współpracy pozwalający na bezpieczne przechowywanie dokumentów, a także Office Communications Online, czyli komunikator z sygnalizacją dostępności. Ostatnim narzędziem jest Live Meeting, pozwalający na organizację telekonferencji.

Oczywiście istotne było jak najbardziej sprawne wdrożenie rozwiązania, toteż należało dokonać właściwego wyboru partnera technologicznego. Firma ClickAd skorzystała z systemu wsparcia klientów w wyborze przygotowanego przez Microsoft. Pozwoliło to zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko podjęcia współpracy z niesolidną firmą. Przy ostatecznej decyzji kluczowa była przedstawiona metodyka implementacji rozwiązania BPOS.

„Posiadamy sprawdzony sposób prowadzenia wdrożeń dla rozwiązania BPOS, obejmujący trzy zasadnicze etapy. Uwzględnia on kluczowe założenie, że każda firma posiada własny system pocztowy, który w całości lub części będzie migrowany do chmury” – wyjaśnia Michał Mierzejewski, Product Manager z eBusiness.pl.

Wspólnie z klientem prowadzona jest analiza rozwiązania pod względem funkcjonalnym i technicznym tak, aby zaplanować optymalną migrację. Bierze się uwagę takie czynniki, jak łącze internetowe oraz specyfikę pracy klienta. Przygotowuje się wsparcie dla użytkowników końcowych, wyznacza konieczne obszary szkoleń. Po przejściu przez kamienie milowe następuje migracja, po której następuje etap testów i wszechstronne wspieranie odbiorców usług.

„Ocena przydatności pakietu i decyzja o rozwiązaniu w konkretnym planie taryfowym to dopiero połowa sukcesu wdrożenia. Druga połowa to precyzyjna implementacja przy określeniu ryzyk w projekcie tak, by przejście do chmury nastąpiło w sposób bezproblemowy.” – podsumowuje Grzegorz Dobromiński, administrator systemów IT ClickAd.

Korzyści

Firma ClickAd przekonała się, że odpowiedni system komunikacji i współpracy może znacząco usprawnić jej działanie, nie generując przy tym żadnych kosztów inwestycyjnych, w zamian redukując koszty administracyjne.

Zakupiono 51 licencji BPOS. Umowa została podpisana na rok z możliwością automatycznego przedłużenia oraz gwarancją dostępu do najnowszej wersji systemu. ClickAd zwróciła szczególną uwagę na tę możliwość, gdyż odróżnia to wersję on-line od oprogramowania Outlook w wersji desktop. Co najbardziej korzystne, w okresie 3 miesięcy od premiery nowej wersji pakietu – Office365 – ClickAd będzie mogła uaktualnić swoje środowisko pracy w chmurze Microsoft bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów.

Bardzo atrakcyjna dla zespołów ClickAd będzie funkcjonalność Office365 związana z SharePointem, która da możliwość udostępniania wielu witryn w przeglądarce. Powstawać będą wirtualne biura dla każdego klienta, bądź przedsięwzięcia osobno, gdzie pliki będą możliwe do edycji w czasie rzeczywistym oraz będą natychmiast udostępniane dla wszystkich zdefiniowanych użytkowników, bez względu na to, czy znajdują się oni na terenie firmy, u klienta, czy na wyjeździe.

Już teraz BPOS umożliwia komfortowe dystrybuowanie materiałów wśród członków grupy projektowej oraz bieżące ich konsultowanie na komunikatorze, czy poprzez konferencje on-line – z dowolnego miejsca. Aktualna książka adresowa jest zawsze dostępna z poziomu wszystkich aplikacji pakietu. Organizowanie spotkań z wykorzystaniem kalendarzy własnych i grupowych, rezerwacja specjalnych zasobów (sala, rzutnik itp.) są teraz łatwe i jednoznaczne.

Współpraca przyspieszona została też dzięki narzędziu SharePoint, gdzie dokumenty są przechowywane i współdzielone. Także kontakty z klientami otrzymała nowy wymiar, co jest szczególnie cenne w obliczu firm zlokalizowanych w różnych miastach – BPOS dał możliwość przeprowadzania profesjonalnych wideokonferencji, z opcją dokumentowania ich przebiegu.

Model subskrypcyjny odpowiada wreszcie na najważniejszą potrzebę elastyczności rozwijającej się firmy. Posiada bowiem tę przewagę nad tradycyjnym sposobem kupowania licencji, że praktycznie w każdej chwili można zwiększyć ich liczbę bez ponoszenia kosztów rozbudowywania infrastruktury. Znika przy tym problem z licencjami serwerowymi, zabezpieczeniem systemu i kosztami bieżącego zarządzania oprogramowaniem. Subskrypcje są opłacane w cyklu miesięcznym za pośrednictwem portalu.

„Subskrypcyjny typ licencjonowania jest dla nas bardzo atrakcyjny, ponieważ dynamiczny rozwój firmy nie zostaje w żadnym momencie zahamowany przez konieczność ponoszenia nakładów na budowanie infrastruktury IT. Jako organizacja prosperujemy w środowisku ciągłych zmian, w co wpisuje się strategia wykorzystania cloud computing. Mamy najlepsze dostosowanie kosztów operacyjnych do przychodów, a tym samym ochronę przepływu pieniędzy oraz zysku operacyjnego. Dzięki chmurze Microsoft możemy zarządzać wydajnością i kosztami technologii usług, pozostając zawsze skoncentrowani na kliencie.” – rekapituluje Maciej Teliszewski.

W model nowoczesnej komunikacji i współpracy w firmie ClickAd wpisuje się również dostarczane w chmurze narzędzie telekomunikacyjne Globe Office. Dokładny opis zastosowania Globe Office w agencji marketingowej znaleźć można w osobnym dokumencie.

Klient: ClickAd Sp. z o.o.

Strona internetowa: www.clickad.pl

Wielkość firmy: 56 pracowników

Kraj: Polska

Profil klienta

ClickAd to grupa spółek oferujących full service w zakresie marketingu internetowego i interaktywnego, w skład której wchodzi jedna z największych w Polsce sieci afiliacyjnych. Grupa wyspecjalizowała się w dostarczaniu rozwiązań w zakresie Performance Marketingu (dziedzina marketingu internetowego funkcjonująca w oparciu o rozliczenia za efekt), zajmuje się innowacyjnym podejściem do planowania i zakupu mediów internetowych, w skład grupy wchodzi agencja marketingu wyszukiwarkowego (SEM) oraz agencja interaktywna (projektowanie i optymalizacja serwisów i działań interaktywnych, tworzenie innowacyjnych metod docierania do grup docelowych dla swoich klientów), jak również kreowaniem wizerunku klienta poprzez marketing wirusowy. Do jej klientów należą m.in Expander Advisors, Totalizator Sportowy, Volkswagen, Audi, Provident, Millennium Bank, Xelion i wiele innych znanych marek.

Potrzeby biznesowe: Usprawnienie organizacji w okresie dynamicznego wzrostu, minimalizacja kosztów inwestycyjnych, uwolnienie zespołów projektowych od uciążliwych czynności, zwiększenie produktywności istniejących zespołów, szybsza adaptacja w zespołach nowych pracowników, dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji firmy i z domu.

Korzyści

• Dostęp do nowoczesnych technologii komunikacji i współpracy bez wysokich kosztów początkowych;
• Szybkie wdrożenie i pewny efekt;
• Przewidywalność finansowa i łatwa skalowalność usług;
• Niskie ryzyko biznesowe;
• Idealny model dla małych i średnich firm – większa odporność na nieoczekiwane zmiany
• Bezpieczne przeniesienie (migracja) dotychczasowych skrzynek pocztowych na nową platformę;
• Zwiększenie produktywności działań z obszaru komunikacji wewnątrz firmy;
• Zmniejszenie kosztów komunikacji z klientami i partnerami;
• Usprawnienie pracy zespołów;
• Bezpieczeństwo i niezawodność.

Partner wdrożenia: eBusiness.pl