Winezja.pl wino w chmurach

Czas na Wino w Chmurach. Microsoft Online Services kolejnym krokiem w rozwoju informatycznym spółki e-commerce Winezja.pl

„Bazę informatyczną dla Winezja.pl stanowi platforma do zarządzania relacjami z klientami Microsoft Dynamics CRM 4.0. Pozwoliła ona szybko uruchomić działalność handlową na bardzo wymagającym rynku sprzedaży wina. W naszej firmie strategicznie wybraliśmy model cloud computing, ponieważ w nim, bez konieczności wielkich inwestycji w infrastrukturę IT, możepomy się dynamicznie rozwijać i koncentrować na działalności operacyjnej.”- Robert Warmbier, dyrektor marketingu i sprzedaży Winezja.pl

Kolejnym zaplanowanym krokiem w rozwoju nowoczesnej spółki było wdrożenie Pakietu Business Productivity Online Standard Suite. Tak jak Dynamics CRM 4.0 pozwolił na zarządzanie procesami w łańcuchu dostaw, tak BPOS ujednolicił komunikację i usprawnił zarządzanie w organizacji o rozproszonej strukturze.

Pobierz Case Study Winezja BPOS Cloud

Potrzeby biznesowe

Winezja.pl to platforma e-commerce i portal społecznościowy o tematyce winiarskiej. Jej filozofia działania wykracza poza tradycyjnie rozumiany sklep internetowy. Ponadto Winezja.pl to największa obecnie oferta win w Polsce (650 tytułów w ciągłej ofercie) połączona z kompendium wiedzy winiarskiej. Ten uruchomiony w maju 2010 roku serwis wykazuje niższy od średniej ustalonej dla kraju współczynnik odrzuceń odwiedzających, co więcej już w drugim miesiącu funkcjonowania zrealizował poziom przychodu zaplanowany na pół roku działalności.

Portal Winezja.pl łączy w sobie nowoczesną obsługę klientów oraz wygodę szybkiego, popartego kompleksową informacją o produktach, zakupu wina. Udostępnione użytkownikowi narzędzia badają jego gust enologiczny i „uczą się” jego preferencji. Klienci portalu mają dostęp do szeregu funkcji ułatwiających odnalezienie i wybór odpowiedniego dla siebie wina, jak również pełne wsparcie w procesie zamówienia, a później dostawy skomponowanego zamówienia wprost pod drzwi swojego domu.

Podstawę dla tej firmy ustanowiły trzy filary: pomysł na biznes, kompetencje winiarskie oraz wsparcie właściwego narzędzia informatycznego. Jej sukces tkwi m.in. w pełnym wykorzystaniu nowoczesnego podejścia do zarządzania, wpisanego w możliwości modelu cloud computing firmy Microsoft.

Właściciele Winezja.pl zdawali sobie sprawę, że zastosowane rozwiązania w modelu tradycyjnym on-premise, byłoby inwestycją mającą długi czas zwrotu, pociągającą za sobą ogromne nakłady finansowe na infrastrukturę IT i jej utrzymanie. Z tą świadomością firma przyjęła odpowiednią politykę i w efekcie więcej może inwestować w rozwój biznesu, marketing oraz sprzedaż.

Filozofia „chmur” w Winezja.pl  jest odzwierciedlona nie tylko w modelu utrzymania IT.  Przykładem outsourcingu części działalności są kolejne fakty.  Choć firma nie ma własnych magazynów, czy sieci sklepów, to jednak jej podstawową działalnością i źródłem przychodów może być i jest sprzedaż wina. Winezja.pl nie zatrudnia kierowców do rozwożenia klientom zakupionych on-line towarów, ani też nie kupuje samochodów do ich przewozu. Całość procesów zarządzania sprzedażą oraz łańcuchem dostaw odbywa się dzięki wirtualnym rozwiązaniom. Warto podkreślić, że synchronizacja tak złożonych procesów stanowi wyzwanie dla wielu firm z różnych branż. W przypadku Winezja.pl konieczna była m.in. pełna integracja z importerem i dystrybutorem – Centrum Wina, firmą Schenker, która udostępnia miejsca magazynowe w Centrum Logistycznym w Teresinie oraz z firmą kurierską UPS rozwożącą towary dla do Klientów.

Bazą dla tej informatyczno – logistycznej układanki jest serwis WWW. Zawiera on wachlarz funkcjonalności skierowanych bezpośrednio do klientów. Wszystkie kluczowe dla użytkownika elementy, takie jak sposób komunikacji, przedstawienie oferty, polityka cenowa i rabatowa są na bieżąco analizowane i modyfikowane. Proces analizy jest prowadzony od strony „twardej” statystycznej, jak i „miękkiej”, pochodzącej z informacji zbieranych wśród użytkowników portalu w formie ankiet czy wywiadów telefonicznych. Przy dynamicznym rozwoju uczącej się organizacji musiano położyć największy nacisk na ciągłość zmian i pełną synchronizację działań.

Zespół Winezja.pl to skomplikowana i rozproszona organizacja. Za polityką sprzedażową i marketingową, bieżącą działalnością oraz rozwojem stoi zespół warszawski. Za ciągłym kontaktem z klientami i przepływem wiedzy winiarskiej – wiecznie podróżujący eksperci. Za budową narzędzi informatycznych i oprawą graficzną – programiści oraz web designerzy z Torunia. Właśnie tutaj jedno ze swoich biur ma firma JADE, będąca partnerem technologiczno – doradczym dla Winezja.pl. Szereg zaangażowanych w sprawę Winezja.pl postaci jest rozproszony po całym kraju.

„Wdrożenie nowej funkcjonalności na portalu to proces składający się z pięciu etapów, w którym bierze udział wiele osób z różnych firm. W taki projekt zaangażowany jest zarząd i dział marketingu Winezja.pl, dział prawny, programiści i dział graficzny JADE,  pozostali dostawcy a czasem również eksperci portalu” – tłumaczy Robert Warmbier, dyrektor marketingu i sprzedaży Winezja.pl.

Stały kontakt i płynna współpraca są niezbędne. W toku bieżącej działalności zaistniały trudności związane z synchronizacją kalendarzy kadry zarządzającej i pracowników. Potrzebny był standard pozwalający na skuteczny przepływ informacji w organizacji. Efektywność zarządzania zadaniami i projektami wymusiła wsparcie w postaci odpowiednich narzędzi informatycznych.

„Rozproszenie organizacyjne i geograficzne zespołu, który pracuje nad rozwojem serwisu oraz brak jednolitej platformy komunikacyjnej i wspierającej pracę grupową prowadziło do strat czasu oraz wiązało się chociażby z wysokimi kosztami podróży służbowych” – opowiada Robert Warmbier, dyrektor marketingu i sprzedaży Winezja.pl. – „To ostatni moment na przejście do kolejnego etapu wdrażania strategii cloud computing.”

Rozwiązanie

Firma zdecydowała, że stworzy platformę obsługującą komunikację i współpracę przy wykorzystaniu Business Productivity Online Standard Suite (BPOS), czyli pakietu usług hostowanych przez Microsoft i dostarczanych w modelu subskrypcyjnym. Użytkownicy korzystają z ich funkcji za pośrednictwem internetu i ponoszą opłaty za ich wykorzystanie w cyklu miesięcznym.

Pakiet, który tworzą Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online i Office Live Meeting, wspiera pracę zespołową, umożliwia współdzielenie dokumentów i sygnalizację dostępności pracowników w oparciu o ich aktywność i kalendarze. Obsługuje pocztę elektroniczną, pozwala na prowadzenie komunikacji błyskawicznej i wirtualne konferencje. Przy tym usługi BPOS charakteryzują się wysokim poziomem bezpieczeństwa. Administrowanie nimi nie wymaga wiedzy technicznej. Duża część zadań odbywa się automatycznie dzięki synchronizacji z Active Directory i dostarczonym przez Microsoft narzędziom migracji.

BPOS wspiera prowadzenie projektów na wszystkich etapach – podczas inicjacji, w trakcie odprawy, podczas wdrożenia, odbioru aż po ostateczne jego zatwierdzenie. Umożliwia organizowanie telekonferencji, które ułatwiają omawianie wszystkich kwestii, pozwala na współdzielenie dokumentów w wirtualnym obszarze roboczym, a także na podział zadań, stworzenie harmonogramu oraz późniejszą kontrolę wykonania zadań.

„Analizujemy trendy rynku winiarskiego, śledzimy preferencje naszych Klientów i natychmiast możemy reagować oraz podejmować decyzje w czasie rzeczywistym. Wszyscy zaangażowani członkowie zespołu mogą mieć wzajemnie podgląd swoich kalendarzy i statusów dostępności. Mechanizm ‘Asystent planowania spotkań’ podpowiada nam najbardziej dogodne terminy. Organizowanie wirtualnych spotkań jest błyskawiczne” – tłumaczy Michał Mierzejewski, Product Manager, odpowiedzialny w eBusiness.pl (spółce-córce JADE, dedykowanej Cloud Computing) za doradztwo i wdrożenia Microsoft Online Services.

Dostęp do wszystkich wiadomości, kontaktów, zadań i kalendarzy można uzyskać z dowolnego miejsca przy wykorzystaniu dowolnego urządzenia – wystarczy jedynie dostęp do sieci internet. Użytkownicy mogą przy tym korzystać z aplikacji Microsoft Outlook lub przy użyciu przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. „Witryna SharePoint będąca wirtualnym biurem zespołu projektowego umożliwia współdzielenie zadań i kalendarzy. Dokumenty udostępniane są przy użyciu bibliotek, w których gromadzone są wszystkie istotne z punktu widzenia projektu elementy” – mówi Michał Mierzejewski, eBusiness.pl.

Uczestnicy projektu przy użyciu Live Meeting mogą też zorganizować wirtualną konferencję, podczas której istnieje możliwość współdzielenia aplikacji lub prezentacji uruchomionych na komputerze osoby prowadzącej spotkanie.

Korzyści

Winezja.pl wykorzystując system oparty na produktach Microsoft przekonała się, że za nowoczesną technologią stoją nie tylko jej funkcjonalności, ale także potencjał usprawniania zarządzania firmą na wymagającym rynku.

Pracownicy Winezja.pl dzięki systemowi IT mogą obserwować trendy sprzedażowe, statusy zamówień klientów oraz ewentualne sygnały o przestojach i na bieżąco wyciągać z wnioski z takich informacji. Analiza i natychmiastowa reakcja są kluczowe w biznesie tak silnie uzależnionym od sprawności funkcjonowania łańcucha dostaw. Dla Winezja.pl wdrożenie to przede wszystkim większa produktywność,  redukcja kosztów związanych z obiegiem informacji, a także jasno sprecyzowane dane na temat przydziału zadań w organizacji oraz wygoda ich realizacji.

„Prowadzę kurs e-mailowy dotyczący wiedzy o winie. Teraz gdy wyjeżdżam na degustację do Toskanii mogę stamtąd logować się do SharePoint Online. Natychmiast przekazuję pomysły i treści do mojego kursu zespołowi w Polsce.” – opowiada Tomasz Kolecki-Majewicz, Mistrz Polski Sommelierów, ekspert Winezja.pl.

Ważna jest także możliwość integracji BPOS z dotychczasowymi środowiskami pracy, w tym z Microsoft Dynamics CRM 4.0. Zastosowanie Microsoft Online Services umożliwiło stworzenie jednego środowiska IT dla całego zespołu projektowego, na który składają się pracownicy rozproszonych organizacji. To pozwoliło na standaryzację komunikacji przy stosunkowo niskich kosztach.

„Przez BPOS osiągnęliśmy istotną optymalizację procesów i działań. Współpraca jest obecnie prowadzona w bardzo efektywny sposób” – mówi  Robert Warmbier, Winezja.pl.

Szczególną korzyścią z punktu widzenia Winezja.pl jest współdzielenie przestrzeni dyskowej przez przeglądarkę internetową. Wirtualna przestrzeń dla zadań, grup roboczych i projektów oznacza spójny system zarządzania wiedzą i efektywny obieg dokumentów. Zarówno kadra zarządzająca jak i pracownicy mają dostęp do wszystkich istotnych zasobów niezależnie od lokalizacji.

„Dzięki wyświetlanym informacjom, członkowie zespołu wiedzą kto jest aktualnie dostępny i w sprawach, które wymagają szybkiej reakcji mogą wykorzystać do wymiany informacji komunikator. W przypadku, gdy druga osoba jest niedostępna lub sprawa jest bardziej złożona można zorganizować telekonferencję” – kontynuuje Robert Warmbier, Winezja.pl.

BPOS, dzięki temu, że jest udostępniany jako usługa hostowana, gwarantuje niskie koszty IT w ramach wsparcia wszystkich procesów związanych z rozwojem Winezja.pl i pracami zespołu projektowego.

Z rozwiązaniami Microsoft Winezja.pl może realizować dowolne pod względem wielkości zamówienia, bezproblemowo obsługiwać tzw. piki sprzedażowe (okresy o wzmożonej aktywności klientów, np. świąteczne). Ten fakt wpisuje się w założoną politykę rozwoju spółki, opartą od podstaw o rozwiązania „w chmurach”. Pozwala również, by Winezja.pl skupiła się tym, co należy do jej kluczowych kompetencji: budowaniu satysfakcji klienta i sprzedaży wina.